Alegerea unei firme de administrare imobile e o decizie importantă, pentru că influențează buna funcționare a asociației și liniștea locatarilor. Deși la prima vedere munca unui administrator de bloc pare ușoară, ea implică multe sarcini care trebuie tratate cu toată seriozitatea.
Cum alegi cea mai bună firmă și cum faci diferența dintre amatori și profesioniști? Iată la ce să fiți atenți.
Trei criterii importante
1. Calificarea
O firmă de administrare trebuie să aibă personal calificat, cu certificat de atestare profesională sau diplomă în domeniu. Doar așa poate oferi expertiza necesară administrării unui condominiu.
Un exemplu: întocmirea documentelor contabile. Lăsată pe mâna cuiva fără cunoștințe solide în contabilitatea asociațiilor, poate aduce greșeli care se traduc în penalități și amenzi plătite tot de asociație. O firmă serioasă pune la dispoziție contabili cu studii și experiență, care știu să protejeze banii asociației și să gestioneze inteligent cheltuielile.
2. Lucrul cu oamenii
Comunicarea e cheia oricărui parteneriat și se construiește pe încredere, respect și transparență. Administrarea înseamnă să răspunzi tuturor solicitărilor la timp: când se semnalează o defecțiune pe casa scării, firma trimite rapid oamenii potriviți; când un locatar întreabă de ce are de plătit o anumită sumă, primește un răspuns clar, din evidențe la zi.
Când locatarii vor ceva nou, de exemplu un sistem de supraveghere video, firma ar trebui să vină cu cel puțin trei variante, la costuri accesibile, ca majoritatea să fie mulțumită.
3. Experiența
Experiența face diferența la folosirea banilor asociației. La reparații sau renovări mari, firma trebuie să știe să citească ofertele și, mai ales, limitele obligațiilor pe care și le asumă prestatorii. Firmele cu vechime au deja parteneri de încredere și obțin oferte mai bune. Știu ce să ceară, cum să evite tensiunile dintre locatari și cum să gestioneze relația cu furnizorii.
Cum deosebiți profesionismul de amatorism
O firmă specializată cunoaște nevoile zilnice, lunare și anuale ale asociațiilor și e la curent cu legislația, care se schimbă periodic. Când apar probleme, propune soluții viabile și legale, iar decizia finală se ia împreună cu locatarii.
Câteva sfaturi:
- Verificați cum lucrează cu banii. Întrebați cum sunt urmărite încasările și plățile, cât de des se verifică contul asociației și ce rapoarte primiți. Plata online a întreținerii e astăzi un minim, nu un avantaj.
- Cereți lista completă a serviciilor incluse în preț. Unele servicii pot avea costuri suplimentare. Alegeți firma care acoperă cel mai bine nevoile asociației, în bugetul stabilit.
- Serviciile de bază ale unei firme serioase: administrare financiară, contabilitate și casierie, administrare tehnică, mentenanță și mici reparații, sprijin la înființarea asociației.
- Pregătiți întrebări: De cât timp administrați imobile? Câte asociații aveți? Aveți atestat? Cum recuperați datoriile restanțierilor? Cât de repede răspundeți la solicitări?
- Verificați disponibilitatea: telefon, email și un timp maxim de răspuns, scris în contract, pentru solicitări obișnuite și pentru urgențe.
- Asigurați-vă că firma are un birou real și angajați reali. Există „firme” cu biroul acasă, în care doi oameni fac totul, pleacă împreună în concediu și vă pot lăsa descoperiți exact când aveți nevoie. Cele mai mari probleme apar când, din lipsă de personal, încep greșelile sau reprezentanții nu mai răspund la telefon.
- Citiți recenziile, pe Google și pe rețelele sociale, atât pe cele bune, cât și pe cele negative. Uitați-vă și la felul în care firma răspunde criticilor.
Concluzie
Administrarea imobilelor e o meserie complexă, care cere pregătire și experiență. Angajarea unei firme trebuie tratată cu seriozitate: ultimul lucru pe care și-l dorește o asociație e o firmă fără experiență sau fără etică.
La Cresida, din 2017, lucrăm cu șase echipe proprii — contabilitate, casierie, tehnic, juridic, administrativ și call center — iar banii și clădirea fiecărei asociații sunt urmărite zilnic, în camera de control. Sunați-ne la 031 433 45 42 sau scrieți-ne la office@cresida.ro.